Navigering
Helt øverst har du de såkalte navigasjonslinjene. Dem er det to av, en øvre og en nedre. Du vil se at når du klikker på en knapp i øvre navigasjonslinje, for eksempel «Sak», så blir denne knappen blå. Og knappen rett under («Arbeid») blir litt lysere blå. Den øverste linjen er hovedkategorier, og den nederste linjen er underkategorier. Klikker du på «Sak», så kan du velge mellom underkategoriene «Liste», «Arbeid», «Økonomi», «Timeliste» og «Aktomslag». Klikker du på en annen hovedkategori kan du velge mellom andre underkategorier.
Men det finnes flere måter å navigere på – les mer om det her.
Farger på knappene
Det er et slags system på knappene – og det er ikke komplisert!
Knappene på navigasjonslinjene er blå, og der er hovedkategoriene mørkeblå, mens underkategoriene er lyseblå.
I tillegg er det røde og grønne knapper. De røde knappene er de viktige knappene. Og dem er det bare enn av på hver side. De grønne knappene kan det være mange av, se bare på siden «Klient > Arbeid», der er det nærmest en hel skog av dem. Men altså bare én rød knapp.
Interntid
Opprett en ny klient som er deg selv. På denne klienten oppretter du en sak for hvert år du skal føre interntid. Og så kommer det viktige: Saksnavnet må begynne med ordet Interntid. Du kan f. eks. kalle dem Interntid 2019, Interntid 2020, etc.
Legg merke til at hver gang du nå lager en arbeidsøkt på en av disse sakene, så vil timesatsen vær null, og under «Hva» vil det stå «Interntid» (som du selvsagt etterpå kan endre). Og i oversiktene vil du se at det under Type står en «I», mens det for en normal arbeidsøkt står en «A».
Fakturerte arbeidsøkter
Du vil en del steder finne henvisninger til at arbeidsøkter er knyttet til en bestemt faktura. Det kan være riktig, men det behøver ikke være det.
Her er en kort forklaring:
Første gang du foretar en fakturering vil Sarepta gå gjennom sakens arbeidsøkter og merke dem med angjeldende fakturanummer. Når du så foretar en ny fakturering i samme sak vil Sarepta merke alle nye og umerkede arbeidsøkter som er knyttet til denne saken med det nye fakturanummeret.
Så dersom du arbeider på denne måten, dvs. at du først utfører arbeid for klienten, deretter fakturerer for det beløpet som klienten skylder, så arbeider og deretter fakturerer på nytt, så vil dette fungere greit for deg.
Men det er ikke alle som arbeider på denne måten. For eksempel vil enkelte først kreve inn et forskuddshonorar, og deretter begynne å arbeide for klienten. Da vil det naturlig nok ikke være samsvar mellom fakturaer og arbeidsøkter.
Dette er ikke noe problem, det innebærer bare at du ikke kan bruke funksjoner knyttet til fakturerte arbeidsøkter.
Dele:
Skrive ut,
lage pdf,
eksportere
sende med e-post
1.
Mange steder vil du se at det dukker opp en såkalt dele-knapp. Når du klikker på den vil en såkalt popover komme frem, og du vil få en god del muligheter, litt forskjellig avhengig av hvilken dele-knapp du har trykket på.
I dette eksemplet ser vi på timelisten i en sak.
2.
Her har du muligheten til å bestemme hvilke felt som skal deles (med ett unntak, og det er eksport, vi kommer tilbake til det). Det gjør du ved å klikke på Ja eller Nei for hvert enkelt felt. Et lite tips: Hvis både Ja og Nei er tomme – så betyr det Ja. Følgelig er det tilstrekkelig å klikke på Nei på de feltene du vil skjule.
3.
Ved å klikke på Lag PDF vil du få opp en dialogboks som der deg bestemme hva PDF-en skal hete, og hvor den skal lagres.
4.
Klikk på Skriv ut, og det kommer opp en dialogboks som lar deg skive ut på en egnet skriver. Vær oppmerksom på at du ikke kan benytte cmd + P (Mac) eller ctrl + P (Windows), da bare skriver du ut siden slik den ser ut, og det er ikke hensiktsmessig.
5.
Klikk på Eksporter, og du vil få opp en dialogboks som lar deg eksportere listen til Excel. Vær oppmerksom på at du må kontrollere at det virkelig er Excel som det skrives ut til. Her blir alt eksportert, slik at dersom du vil fjerne enkelte kolonner, så må du redigere det i Excel etter eksporten. Kolonneoverskiftene er litt kryptiske, men ved å sammenlikne med skjemaet du skriver ut fra vil nok sammenhengen falle på plass.
6.
Klikk på Send med e-post, og det blir laget en e-post til klienten (forutsatt at du har lagt inn klientens e-postadresse) med dokumentet som et PDF-vedlegg. E-posten blir bare laget, så du får full anledning til å legge inn en passende tekst, endre mottaker, etc, før du sender den.
(Enkelte Windows-brukere har opplevd at maskinen låser seg når de trykker på denne knappen. Kort fortalt skyldes det at de har en Outlook-versjon som ikke samsvarer med den versjonen av FileMaker de har. Hvis du opplever dette – ta kontakt med Ketil Heyerdahl med en gang, så løser vi det raskt.)